Privacyverklaring

Versie: 1.1 (Gepubliceerd op: 29/01/2026)

---

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Schoolmate is een softwareplatform ontwikkeld en beheerd door Elotech BV, een besloten vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te België.

In het kader van de verwerking van persoonsgegevens gelden de volgende rollen:

• De School die gebruik maakt van Schoolmate treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).
• Elotech BV treedt op als verwerker, die persoonsgegevens verwerkt uitsluitend in opdracht en ten behoeve van de School.

Deze privacyverklaring beschrijft hoe persoonsgegevens binnen Schoolmate worden verwerkt en beschermd.

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• alle gebruikers van het Schoolmate-platform;
• alle persoonsgegevens die via het platform worden verwerkt;
• alle ondersteunende diensten die Elotech BV verleent in het kader van Schoolmate.

Deze verklaring vormt een aanvulling op:

• de Algemene Voorwaarden;
• de Licentie- en Gebruiks­overeenkomst;
• de Data Processing Agreement (DPA);
• de Service Level Agreement (SLA);
• eventuele bijzondere overeenkomsten.

3. Soorten persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik van het platform kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

3.1. Identificatie- en contactgegevens

• naam
• e-mailadres
• gebruikersnaam
• functierol binnen de school

3.2. School- en organisatorische gegevens

• klas- en schoolstructuren
• administratieve gegevens
• beleids- en organisatorische informatie

debating data is not allowed? It's okay.

3.3. Log- en toegangsgegevens

• loginmomenten
• IP-adressen (waar technisch noodzakelijk)
• uitgevoerde acties
• auditlogs

3.4. Overige gegevens

De School bepaalt zelfstandig welke aanvullende gegevens zij via het platform verwerkt.

Elotech BV bepaalt niet de inhoud van de gegevens.

4. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het technisch functioneren van Schoolmate;
• gebruikers- en toegangsbeheer;
• ondersteuning en probleemoplossing (mits toestemming);
• beveiliging, logging en audit;
• facturatie en administratieve verplichtingen;
• naleving van wettelijke verplichtingen.

Er vindt geen verwerking plaats voor commerciële of marketingdoeleinden.

5. Rechtsgrond van de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van:

• de uitvoering van een overeenkomst tussen de School en Elotech BV;
• wettelijke verplichtingen van de School;
• gerechtvaardigde belangen inzake beveiliging en continuïteit;
• expliciete toestemming, waar vereist.

6. Rolafbakening en verantwoordelijkheid

6.1. De School

De School:

• is verwerkingsverantwoordelijke;
• bepaalt welke gegevens worden verwerkt;
• bepaalt wie toegang krijgt;
• is verantwoordelijk voor correcte en rechtmatige verwerking.

6.2. Elotech BV

Elotech BV:

• is verwerker;
• heeft geen standaardtoegang tot persoonsgegevens;
• verwerkt gegevens uitsluitend in opdracht van de School;
• kopieert of deelt geen gegevens.

7. Toegang tot gegevens door Elotech BV

7.1. Elotech BV heeft geen structurele of automatische toegang tot persoonsgegevens.

7.2. Toegang kan enkel:

• na expliciete activering door de School;
• tijdelijk, permanent of uitzonderlijk;
• voor duidelijk omschreven ondersteuningsdoeleinden.

7.3. Elke toegang:

• wordt volledig gelogd;
• is transparant voor de School;
• kan op elk moment worden ingetrokken.

8. Logging en monitoring

8.1. Schoolmate registreert automatisch:

• gebruikersactiviteiten;
• systeemhandelingen;
• toegangen door Elotech BV.

8.2. Logging dient voor:

• beveiliging;
• probleemoplossing;
• naleving van wettelijke verplichtingen;
• audit en verantwoording.

8.3. Logs worden niet gebruikt voor profiling of monitoring van individueel gedrag buiten het platformdoel.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Elotech BV treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• rol- en rechtenbeheer;
• authenticatie en toegangscontrole;
• versleuteling waar technisch aangewezen;
• beveiligde infrastructuur;
• regelmatige evaluatie van beveiligingsmaatregelen.

Absolute beveiliging kan niet worden gegarandeerd, maar Elotech BV levert redelijke en proportionele inspanningen.

10. Subverwerkers

Elotech BV kan beroep doen op subverwerkers (zoals hosting- of infrastructuurproviders).

Deze subverwerkers:

• bieden voldoende garanties inzake gegevensbescherming;
• zijn contractueel gebonden aan gelijkwaardige verplichtingen;
• handelen uitsluitend in opdracht van Elotech BV.

11. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden:

• bewaard zolang de overeenkomst loopt;
• daarna verwijderd of terugbezorgd aan de School;
• behoudens wettelijke bewaarplichten.

Schoolmate is geen archiveringsdienst.

12. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, onder voorwaarden, recht op:

• inzage;
• rectificatie;
• gegevenswissing;
• beperking van verwerking;
• overdraagbaarheid;
• bezwaar.

Verzoeken worden behandeld door de School als verwerkingsverantwoordelijke.

Elotech BV verleent hierbij redelijke bijstand.

13. Datalekken en incidenten

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens:

• informeert Elotech BV de School zonder onredelijke vertraging;
• verstrekt zij alle relevante informatie.

De School blijft verantwoordelijk voor:

• meldingen aan toezichthoudende autoriteiten;
• communicatie met betrokkenen.

14. Onderwijsinspectie en GRIP / GRIPA

Deze privacyverklaring is opgesteld met aandacht voor:

• de AVG;
• verwachtingen van de onderwijsinspectie;
• GRIP/GRIPA-richtlijnen inzake gegevensbescherming.

Het gebruik van Schoolmate ontslaat de School niet van haar wettelijke verplichtingen.

15. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Elotech BV kan deze privacyverklaring wijzigen.

Wijzigingen worden:

• vooraf gecommuniceerd;
• gepubliceerd via de gebruikelijke kanalen.

16. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze privacyverklaring is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Elotech BV.

Slotverklaring

Elotech BV engageert zich om persoonsgegevens binnen Schoolmate te verwerken met respect voor vertrouwelijkheid, transparantie en proportionaliteit, in samenwerking met de Scholen die het platform gebruiken.