Deontologische code

Versie: 1.0 (Gepubliceerd op: 28/01/2026)

Schoolmate is een digitaal platform ontwikkeld en beheerd door Elotech BV, dat wordt ingezet door scholen en scholengemeenschappen ter ondersteuning van administratieve, organisatorische en beleidsmatige processen. Via het platform kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder mogelijk gegevens met een gevoelig karakter, zoals gegevens van leerlingen en personeelsleden.

Elotech BV is zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen het onderwijs en erkent het belang van vertrouwelijkheid, integriteit, neutraliteit en ethisch handelen bij de ontwikkeling en ondersteuning van Schoolmate.

Deze deontologische code bevat bindende gedragsregels voor alle medewerkers van Elotech BV en vormt een aanvulling op de contractuele en wettelijke verplichtingen (waaronder de AVG/GDPR).

1. Doel en toepassingsgebied

1.1. Deze deontologische code is van toepassing op alle medewerkers, consultants en eventuele onderaannemers van Elotech BV die betrokken zijn bij de ontwikkeling, het beheer of de ondersteuning van het Schoolmate-platform.

1.2. De code heeft tot doel:

de vertrouwelijkheid van school- en leerlinggegevens te waarborgen;
ongepaste of ongeoorloofde toegang tot gegevens te voorkomen;
medewerkers te beschermen tegen ethische belangenconflicten;
het vertrouwen van scholen, ouders en gebruikers te versterken.

2. Fundamentele principes

Elotech BV hanteert de volgende kernprincipes:

Dataminimalisatie: toegang tot gegevens gebeurt uitsluitend indien strikt noodzakelijk.
Neutraliteit: Elotech beïnvloedt geen pedagogische, organisatorische of beleidskeuzes van scholen.
Transparantie: toegang tot gegevens is traceerbaar en verantwoordbaar.
Verantwoordelijkheid: scholen blijven steeds verwerkingsverantwoordelijke.
Integriteit: medewerkers handelen onafhankelijk en zonder persoonlijk belang.

3. Technische ondersteuning en toegang tot gegevens

3.1. Elotech BV heeft geen structurele of standaardtoegang tot gegevens die door scholen of gebruikers in Schoolmate worden ingevoerd.

3.2. Toegang tot gegevens door medewerkers van Elotech is uitsluitend toegestaan indien:

de school hiervoor expliciete toestemming verleent;
de toegang noodzakelijk is voor technische ondersteuning, probleemoplossing of beveiligingsonderzoek;
de toegang beperkt blijft in tijd en scope.

3.3. Ondersteuning gebeurt in principe:

op basis van algemene uitleg;
in een test- of demo-omgeving met fictieve gegevens;
zonder inzage in reële persoonsgegevens.

3.4. Enkel wanneer bovenstaande methodes onvoldoende zijn, kan tijdelijke toegang tot productiegegevens worden verleend.

4. Minimale en proportionele toegang

4.1. Wanneer toegang wordt toegestaan, geldt het principe van minimaal noodzakelijke toegang.

4.2. Medewerkers verkrijgen enkel toegang tot die gegevens:

die noodzakelijk zijn voor de specifieke ondersteuningsvraag;
gedurende de strikt noodzakelijke duur.

4.3. Structurele, onbeperkte of permanente toegang is uitgesloten, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen met de school.

5. Deontologische conflicten en persoonlijke betrokkenheid

5.1. Een medewerker van Elotech mag geen gegevens raadplegen betreffende personen:

die hij of zij persoonlijk kent;
waarmee een familiale, sociale of professionele band bestaat;
waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat de objectiviteit in het gedrang komt.

5.2. Indien een dergelijke situatie zich voordoet:

meldt de medewerker dit onmiddellijk intern;
wordt de ondersteuning overgedragen aan een collega zonder belangenconflict;
wordt eventuele vertraging transparant gecommuniceerd aan de school.

6. Classificatie van gegevens

6.1. Elotech maakt intern een onderscheid tussen:

algemene of klassikale gegevens;
individuele persoonsgegevens;
gevoelige gegevens (zoals zorginformatie, verslagen, individuele trajecten).

6.2. Ongeacht de classificatie geldt steeds dat:

de school bepaalt wie toegang heeft;
Elotech geen inhoudelijke beslissingen neemt over gegevens.

7. Logging en controleerbaarheid

7.1. Elke toegang tot het platform, zowel door schoolgebruikers als door Elotech-medewerkers, wordt gelogd.

7.2. Logs bevatten minstens:

gebruikersidentificatie;
datum en tijdstip;
aard van de handeling;
betrokken object of module.

7.3. Scholen hebben het recht om inzage te verkrijgen in logs die betrekking hebben op hun omgeving, conform de geldende wetgeving.

8. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

8.1. Elotech treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

persoonlijke gebruikersaccounts voor medewerkers;
sterke authenticatie;
versleuteling van opslagmedia;
beveiligde datacenters conform gangbare normen;
regelmatige beveiligingstesten (zoals penetratietesten).

8.2. Medewerkers zijn verplicht:

hun toegangsgegevens vertrouwelijk te houden;
beveiligingsincidenten onmiddellijk te melden;
de interne beveiligingsrichtlijnen strikt na te leven.

9. Naleving, toezicht en sancties

9.1. Elotech ziet toe op de naleving van deze deontologische code.

9.2. Elke inbreuk kan aanleiding geven tot:

disciplinaire maatregelen;
intrekking van toegangsrechten;
contractuele of juridische sancties.

10. Publicatie en transparantie

10.1. Deze deontologische code wordt publiek beschikbaar gesteld via de website van Elotech / Schoolmate.

10.2. De code vormt een aanvullend ethisch kader naast:

de algemene voorwaarden;
het privacybeleid;
de DPA;
de gebruikersovereenkomst.

Slotbepaling

Elotech BV engageert zich om deze deontologische code actief uit te dragen, regelmatig te evalueren en waar nodig aan te passen in functie van gewijzigde regelgeving, technologische evoluties en verwachtingen binnen het onderwijs.